Bestuursvergadering over de Algemene Ledenvergadering 6 maart 2021
Dit is een reactie van het bestuur op het digitaal ingevulde stemformulier op de website door 70 leden. 

 Inleiding:
Allereerst willen we de leden bedanken die gereageerd hebben op de oproep van het bestuur zich uit te spreken over het bestuur en haar gevoerde en geplande beleid.
Anders dan andere jaren, zag het bestuur vanwege het heersende COVID virus  zich genoodzaakt om de leden digitaal te raadplegen over haar activiteiten inclusief de financiële verantwoording over 2020 en het beleidsplan 2021 – 2026 zoals verwoord in het “Witte Boekje 2021”.

Het bestuur verheugt zich dat een grote meerderheid het vertrouwen uitspreekt in het zittende bestuur. Er zijn 70 stemformulieren ingezonden door onze leden.

Leeswijzer:
Voor de herkenbaarheid volgen we de hoofdstukken uit het “Witte Boekje 2021” zoals dit jaarlijks in de Algemene Leden Vergadering gebruikelijk is. Deze hoofdstukken  lopen ook parallel met de vragen zoals deze op het stemformulier stonden.

1. Notulen ALV 2020
   68  respondenten  gaan akkoord met het jaarverslag en 2 personen hadden geen mening

 Opm.: over tekstuele taalfouten.
Antw.: Deze worden gecorrigeerd.

Opm.: Bij punt 10 Rondvraag wordt er aangegeven “wij zijn geen vereniging die zich uitspreekt over het beheer van bomen”. op zich een begrijpelijk standpunt. Alleen vind ik dat deze opvatting verschillend wordt toepast in mijn ogen. Bij de vraag van Stans van Maanen wordt er negatief gereageerd en op de vraag van Ton Stolk wordt er positief gereageerd. graag nadere uitleg bij de verschillende antwoorden.

Antw.: Wij kunnen het niet duidelijker verwoorden. De vereniging staat voor verbreding en verspreiding van de sortimentskennis en het gebruik hiervan in de praktijk. Wij zien dit duidelijk terug in de vraag van Ton Stolk om gemeenten in het zonnetje te zetten die zich hier voor inzetten. Wij gaan gemeenten niet publiekelijk wijzen over verkeerd of achterstallig onderhoud zoals wij geantwoord hebben op de vraag van Stans Vermanen. Dit is niet aan onze vereniging om zich hierover uit te spreken. Wanneer er vragen komen over de toepassing van het sortiment staan wij open voor advisering.

 2. Beleidsplan 2021-2026
68  respondenten gaan akkoord met het jaarverslag en 2 personen hadden geen mening
Op de vraag “Wat spreekt u het meeste aan” komen drie onderwerpen duidelijk naar voren.

• Inspelen op de actualiteit,
  • Specifiek het thema Klimaatverandering., biodiversiteit en bodem
  • Interessante evenementen en actuele momenten in het seizoen.
• Cursussen leergangen. Breed en digitaal aanbieden.
• Activiteiten

Er zijn door enkelen opmerkingen geplaats bij de cursussen en enkele concrete vragen gesteld.
Opm.: Het zou fijn zijn als cursussen ook in het oosten van het land worden aangeboden.
Opm.: Cursussen en leergangen. Graag zou ik een aanvulling willen zien dat de cursussen en leergangen zoveel mogelijk verspreid over het hele land aangeboden worden. Als inwoner van de Achterhoek zie ik mij niet naar o.a. Amsterdam rijden voor een beginnerscursus. Betrokken leden.

Antw.:
Dit is inderdaad een vraag die vaker wordt gesteld en zeker een aandachtspunt. We zijn heel blij met de kwalitatief hoogwaardige locaties en goede docenten waar we nu mee mogen werken. Maar we begrijpen de behoefte en zullen dan ook zeker kijken of er in de toekomst mogelijkheden zijn om cursussen van gelijkwaardig niveau elders in het land te ontwikkelen.

Vrg.: Is het mogelijk om cursussen (deels) digitaal aan te bieden?Antw: Daar wordt op dit moment voorzichtig over nagedacht. De grote kracht van onze cursussen is toch de combinatie van theorie en praktijk op locatie. Zodat je zelf met alle zintuigen kunt ervaren en ter plaatse kennis en ervaringen met elkaar kunt uitwisselen. Dat is een deel van de kennisoverdracht die onmogelijk digitaal kan plaatsvinden.

Echter met de huidige omstandigheden is het wellicht een optie om hier toch naar te kijken om de voortgang niet nog verder te stoppen. Uiteraard brengt dit veel organisatie en een andere wijze van lesgeven met zich mee, waar niet iedere les, locatie, onderwerp en docent zicht voor leent. Maar we gaan hier wel naar kijken. Wat ons betreft is het een tijdelijke noodoplossing die nooit de echte lessen kan vervangen

Opm.: Aandacht voor inventarisaties en publicaties van Arboreta en andere interessante boom verzamelingen. Actieve berichtgeving over interessante evenementen, interessante momenten van bloeiende bomen in het seizoen.

Antw: Heeft zeker onze aandacht. We proberen samen onze leden de Botanische Tuinen en Arboreta te prikkelen en te ondersteunen.

Opm.: Uniforme wetenschappelijke benamingen.
Antw.: Het bestuur ziet dit als haar kerntaak zie ook hoofdstuk 2 “Doelstellingen” We zijn voortdurend bezig samen met onze partners als de NAK tuinbouw om de plantensystematiek actueel te houden. In 2020 is hier de Nederlandse namenlijst aan toegevoegd. Samen met onze partners proberen we het onderwijs, bedrijfsleven Arboreta e.a. hierover te informeren.

Opm.: Jubileum 2024; Waarom niet in 2023 de leden vrijwillig vragen om een eenmalige extra gift te doen voor het vieren van het jubileum?
Het lijkt mij dat de meeste leden niet tot de groep “sociale minima” gerekend worden!
Antw:
Daarvoor wordt eerst een inhoudelijke en financiële opzet gemaakt. In principe worden kosten vanuit de huidige reserves opgenomen in volgende begrotingen. 

Opm.: Volgens mij moet het doel zijn: Verjonging, verbreding van het ledenbestand. Maar tevens uitbreiding van het ledenaantal (en niet handhaving).
Antw.:
Vergroting van het ledental is geen doel op zich. Wel wil de NDV een groot bereik hebben. Bij de begroting voor 2021 is toegelicht, dat voor 2021 wordt uitgegaan van een stabilisering van het ledental. Dat sluit niet uit dat online-activiteiten een wervend effect hebben op nieuwe, met name jongere leden.

 Opm.: Contributie-niveau aanpassen aan de omstandigheden (en niet handhaven).
Antw.:
Het bestuur kiest ervoor om de prijs van de lidmaatschappen stabiel houden.

3. Jaarverslag 2020

3. respondenten gaan akkoord met het jaarverslag en 1. persoon had geen mening
   Opm.:. Hoewel ik blij ben met de hoge waardering door de NDV van het Arboretum Assen, wil ik toch de kanttekening plaatsen dat de Vereniging van Botanische Tuinen het arboretum dermate negatief beoordeelde dat ze geen lid van die club mochten worden.

Antw.: De NVBT kent andere selectiecriteria voor de titel Botanische Tuin dan de NDV voor de titel “NDV-waardig Arboretum”. Met de titel “NDV-waardig Arboretum” willen we collectietuinen en andere interessante Arboreta in het bijzonder onder de aandacht brengen bij het publiek.

4. Financieel Jaarverslag 2020
66 respondenten gaan akkoord met het financieel jaarverslag, 1 persoon ging niet akkoord en 3  personen hadden geen mening.

Opm.: Door corona en daardoor het wegvallen van een groot deel van kosten voor activiteiten is het batig saldo, zoals te verwachten, zeer groot. Dit is met het 100-jarig bestaan in het vooruitzicht op zich gunstig. Toch wil ik hierbij opmerken dat een tegemoetkoming richting de leden op z’n plaats is, in ieder geval een mooi gebaar. Zo ontving ik van een andere vereniging een brief met de mededeling dat er dit jaar geen contributie zal worden geïnd. De NDV hoeft wat mij betreft niet zo ver te gaan, ofschoon een korting mijns inziens op zijn plaats is.

Antw.:
Zie de toelichting bij de Balans 2020:
Het bestuur kiest ervoor om de prijs van de lidmaatschappen en de cursussen zo lang mogelijk stabiel houden.

Opm.: Ik zelf ben penningmeester van een vergelijkbare groenvereniging (De Nederlandse Kuipplantenvereniging, 600 leden, vermogen € 28.000,–) en ben heel blij dat bij mijn club de bestuurskosten en ook de administratiekosten een héél stuk lager liggen.
Ik ben akkoord hoor maar wilde het alleen maar even genoemd hebben.

Antw.:
Wij horen graag uw tips voor het verlagen van bestuurs- en administratiekosten. Wij hebben onze boekhouding en financiële administratie, onze ledenadministratie en ons relatiebeheer uitbesteed; het is te veel werk en het afbreukrisico is te groot om dat aan vrijwilligers over te laten (die liever met dendrologie bezig zijn), of om het als bestuur zelf te doen. Daar hangt inderdaad een prijskaartje aan.

Opm.: Er blijft teveel geld in kas, Wat zijn alternatieven?

Antw.:
Zie de toelichting bij de Balans 2020 uit het Witte Boekje:
De vraag rijst of met de reserves van de vereniging het lidmaatschapsgeld en/of cursusbijdragen niet omlaag kunnen. Het bestuur acht dat op dit moment niet opportuun. Door COVID-19 is dit jaar een uitzonderlijk jaar geweest, waardoor er onbedoeld eenmalig winst ontstaat. De hoogste uitgaven betreffen Dendroflora en Arbor Vitae. Het bestuur heeft de wens om  de continuïteit daarvan te waarborgen.

Een deel van de uitgaven vindt alsnog plaats in 2021. De cursussen worden onder de huidige Corona-beperkingen arbeidsintensiever, en het is nog onduidelijk wat er nodig is voor het 100-jarig jubileum in 2024.   

Het bestuur kiest ervoor om de prijs van de lidmaatschappen en de cursussen zo lang mogelijk stabiel te houden.

 5. Benoeming kascommissie
63 respondenten gaan akkoord met benoeming van de kascommissie leden en 7 personen hadden geen mening. De kascommissie bestaat in 2021 uit Martin Tijdgat (2^e jaar) en Lieda van Overveldt (1^e jaar)

 6. Begroting 2021

66 respondenten  gaan akkoord met de begroting 2021, 1 persoon niet en 3 personen hadden geen mening.

Vrg.: Indien mijn bovengenoemd voorstel m.b.t. een NDV geste naar de provincies met een bijzondere dendrologische schenking honorabel wordt bevonden, dan dient daarvoor in de begroting ook een kostenpost te worden opgenomen, inhoudend prijs van de aanplant, plantwerkzaamheden en eventuele reiskosten.

Antw.: Het bestuur heeft een voorstel ontvangen van de vraagsteller voor een geste naar de provincies om een activiteit op te starten met planten van bomen dat tevens als positieve PR voor de vereniging kan dienen.

7. Bestuursbenoemingen

Statutair aftredend       Evelien Romme            alg. lid;            Unaniem akkoord

Benoeming                  Huib Sneep                  vice-voorzitter; 67 akkoord, 3 geen mening

Benoeming                  Harry de Coo                secretaris         Unaniem akkoord

Benoeming                  Marrion Hoogenboom  alg. lid;             69 akkoord, 1 geen mening

8. Rondvraag

Alom was er waardering voor het werk van het bestuur. Dank hiervoor.
Er resten nog twee vragen.

Vrg.: De vereniging is rijk. Hoe kan dat wat minder worden?
Antw.: Zie de toelichting bij de Balans 2020 uit het Witte Boekje:

De vraag rijst of met de reserves van de vereniging het lidmaatschapsgeld en/of cursusbijdragen niet omlaag kunnen. Het bestuur acht dat op dit moment niet opportuun. Door COVID-19 is dit jaar een uitzonderlijk jaar geweest, waardoor er onbedoeld eenmalig winst ontstaat. De hoogste uitgaven betreffen Dendroflora en Arbor Vitae. Het bestuur heeft de wens om  de continuïteit daarvan te waarborgen.

Een deel van de uitgaven vindt alsnog plaats in 2021. De cursussen worden onder de huidige Corona-beperkingen arbeidsintensiever, en het is nog onduidelijk wat er nodig is voor het 100-jarig jubileum in 2024.
Het bestuur kiest ervoor om de prijs van de lidmaatschappen en de cursussen zo lang mogelijk stabiel houden.

Vrg.: Wanneer vindt de uitreiking van de Zilveren Doorenbospenning plaats?
Antw.: De uitreiking van de Zilveren Doorenbospenning had tijdens de ALV in 2021 moeten plaatsvinden. In overleg met de houder van de penning Hans Janssen is afgesproken om de uitreiking te verschuiven naar 2022. Het is tenslotte een feestje om de penning opnieuw uit te reiken en we hopen dat we daar volgend jaar betere mogelijkheden voor hebben.